rachubaZaloguj się

Regulamin usługi Rachuba

Obowiązuje od 29 października 2026 r. · wersja 2026-10-29

§ 1. Definicje

  1. Usługodawca — do uzupełnienia, do uzupełnienia, NIP do uzupełnienia, kontakt: do uzupełnienia.
  2. Rachuba, Serwis — aplikacja internetowa do kontroli budżetów projektów dostępna pod adresem https://rachuba.brwcd.dev.
  3. Klient — przedsiębiorca, organizacja pozarządowa lub inna jednostka organizacyjna, która zakłada Przestrzeń i zawiera z Usługodawcą umowę o świadczenie usług na zasadach Regulaminu.
  4. Przestrzeń — wydzielone miejsce w Serwisie (adres /u/<nazwa>) z danymi jednego podmiotu Klienta.
  5. Użytkownik — osoba fizyczna działająca w imieniu Klienta, mająca konto w Przestrzeni (właściciel, administrator, członek).
  6. Link wglądu — udostępniany przez Klienta link lub token dający osobom trzecim dostęp tylko do odczytu.
  7. Plan — pakiet usług (Start, Zespół, Biuro) z określonymi limitami i ceną, opisany w Serwisie w Ustawieniach, zakładka Plan.
  8. Moduł — dodatkowa funkcja, w szczególności integracja z zewnętrznym systemem (np. wFirma), udostępniana niezależnie od Planu.

§ 2. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w Serwisie, w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Serwis jest przeznaczony dla przedsiębiorców i organizacji. Do osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego, stosuje się przepisy o ochronie konsumentów w zakresie wskazanym w art. 385⁵ Kodeksu cywilnego — postanowienia Regulaminu sprzeczne z tymi przepisami nie mają do niej zastosowania.
  3. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem założenia konta. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Przestrzeni.

§ 3. Zakres usług i wymagania techniczne

  1. Serwis umożliwia w szczególności: ewidencję budżetów i kosztów projektów, import danych (CSV, XLSX, Moduły), raporty, rozliczenia, listy płac i kosztorysy, a także udostępnianie danych przez Linki wglądu.
  2. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie oraz adres e-mail.
  3. Serwis używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania (sesja logowania). Pliki te nie służą do śledzenia ani reklamy. Szczegóły przetwarzania danych osobowych Użytkowników opisuje Polityka prywatności.
  4. Wyliczenia w Serwisie mają charakter pomocniczy. Kalkulacje składek ZUS, podatków, kosztów wynagrodzeń, prognoz i podziałów kosztów nie stanowią usługi księgowej, kadrowej, podatkowej ani doradztwa. Za rozliczenia z urzędami, ZUS i grantodawcami odpowiada Klient i jego księgowość.

§ 4. Konto, Przestrzeń i okres próbny

  1. Klient zakłada Przestrzeń, podając dane Użytkownika (imię i nazwisko, e-mail, hasło) oraz nazwę i adres Przestrzeni.
  2. Nowa Przestrzeń otrzymuje 14-dniowy okres próbny Planu Zespół, bez opłat i bez podawania danych karty. Po jego zakończeniu, jeśli Klient nie wybierze płatnego Planu, Przestrzeń przechodzi na bezpłatny Plan Start (limity: 1 użytkownik, 3 aktywne projekty, 1 link wglądu). Dane nie są usuwane — blokowane jest jedynie tworzenie nowych elementów ponad limit.
  3. Klient odpowiada za zachowanie w tajemnicy haseł Użytkowników i Linków wglądu, za to, komu je udostępnia, oraz za działania Użytkowników w Przestrzeni. Klient może w każdej chwili odwołać Link wglądu.
  4. Klient zobowiązuje się podawać prawdziwe dane i aktualizować dane do faktury.

§ 5. Plany, płatności i faktury

  1. Aktualne Plany, limity i ceny są podane w Serwisie. Ceny są cenami netto, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki.
  2. Płatne Plany są rozliczane z góry, w okresach miesięcznych lub rocznych. Płatność kartą realizuje operator płatności Stripe Payments Europe, Ltd.; subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny okres, dopóki Klient jej nie anuluje. Na wniosek Klienta Usługodawca może udostępnić Plan roczny opłacany przelewem na podstawie faktury pro forma.
  3. Usługodawca wystawia faktury VAT w formie elektronicznej i przesyła je na adres e-mail podany w danych do faktury. Klient wyraża na to zgodę.
  4. Zmiana Planu na wyższy obowiązuje od razu (z proporcjonalnym rozliczeniem), na niższy — od kolejnego okresu rozliczeniowego. Anulowanie subskrypcji skutkuje przejściem na Plan Start z końcem opłaconego okresu.
  5. Jeżeli płatność za kolejny okres się nie powiedzie, Usługodawca informuje o tym Klienta. Po 7 dniach od nieudanej płatności Przestrzeń przechodzi w tryb tylko do odczytu do czasu uregulowania należności; dane pozostają nienaruszone.
  6. Opłaty za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.
  7. Usługodawca może zmienić ceny Planów, informując Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Nowa cena obowiązuje od pierwszego okresu rozliczeniowego rozpoczętego po tym terminie; Klient może przed tą datą anulować subskrypcję.

§ 6. Moduły i integracje

  1. Moduły są udostępniane niezależnie od Planu, odpłatnie albo bezpłatnie w pakiecie, zgodnie z informacją w Serwisie. Moduł wFirma jest udostępniany bezpłatnie w ramach każdego Planu, do odwołania.
  2. Integracje działają na podstawie kluczy dostępu przekazanych przez Klienta i zależą od dostępności zewnętrznych systemów. Usługodawca nie odpowiada za przerwy, zmiany lub błędy po stronie tych systemów. Klucze są przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
  3. Klient może w każdej chwili odłączyć integrację i usunąć zapisane klucze.

§ 7. Zasady korzystania i zakazy

  1. Klient i Użytkownicy korzystają z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.
  2. Zakazane jest w szczególności:
    • kopiowanie, dekompilowanie, dezasemblowanie lub inna inżynieria wsteczna Serwisu, poza przypadkami dozwolonymi bezwzględnie obowiązującymi przepisami;
    • automatyczne pobieranie danych lub treści Serwisu (scraping, crawlery, boty), z wyjątkiem funkcji eksportu udostępnionych w Serwisie;
    • wykorzystywanie Serwisu, jego interfejsu, treści lub dokumentacji do tworzenia produktu konkurencyjnego, w tym do trenowania lub zasilania systemów sztucznej inteligencji;
    • obchodzenie limitów Planów, zabezpieczeń, mechanizmów uwierzytelniania i ograniczeń liczby zapytań;
    • testy bezpieczeństwa, testy obciążeniowe i skanowanie Serwisu bez pisemnej zgody Usługodawcy;
    • odsprzedaż lub udostępnianie dostępu do Serwisu osobom trzecim poza Użytkownikami i Linkami wglądu Klienta.
  3. W razie naruszenia zakazów Usługodawca może zawiesić Przestrzeń (tryb tylko do odczytu albo blokada dostępu) po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń, a w przypadku naruszeń rażących lub zagrażających bezpieczeństwu Serwisu — niezwłocznie.

§ 8. Własność intelektualna i dane Klienta

  1. Serwis, jego kod, wygląd, nazwa i znak „Rachuba”, dokumentacja i treści są chronione prawem. Klient otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Serwisu w zakresie wykupionego Planu, na czas trwania umowy.
  2. Dane wprowadzone przez Klienta (projekty, koszty, faktury, listy płac i pliki) należą do Klienta. Usługodawca korzysta z nich wyłącznie w celu świadczenia usług i nie wykorzystuje ich do innych celów, w tym do trenowania modeli sztucznej inteligencji.
  3. Klient właściciel może w każdej chwili pobrać pełny eksport danych Przestrzeni (Ustawienia, zakładka Ogólne).

§ 9. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. W zakresie danych osobowych wprowadzanych przez Klienta do Przestrzeni (w szczególności danych pracowników i współpracowników na listach płac, danych kontrahentów oraz Użytkowników) administratorem jest Klient, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO. Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania.
  2. Przedmiotem powierzenia są dane identyfikacyjne i dotyczące wynagrodzeń, umów i rozliczeń osób, których dane Klient wprowadza; dane są przetwarzane przez czas trwania umowy wyłącznie w celu świadczenia usług Serwisu, na udokumentowane polecenie Klienta, którym jest korzystanie z funkcji Serwisu.
  3. Usługodawca: zapewnia poufność danych i zobowiązuje do niej osoby upoważnione; stosuje środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka (szyfrowane połączenia, szyfrowanie kluczy integracji, kopie zapasowe, kontrola dostępu); pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, i obowiązków z art. 32–36 RODO; zgłasza Klientowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia; udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwia audyt po uprzednim uzgodnieniu terminu.
  4. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających: dostawcy infrastruktury serwerowej w UE oraz dostawcy poczty e-mail. Usługodawca informuje Klienta o zamiarze zmiany tych podmiotów, a Klient może zgłosić sprzeciw.
  5. Po zakończeniu umowy Usługodawca usuwa dane Klienta w terminie określonym w § 12, a kopie zapasowe — w cyklu ich rotacji, chyba że przepisy nakazują ich dalsze przechowywanie.

§ 10. Dostępność i odpowiedzialność

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał w sposób ciągły, i wykonuje kopie zapasowe danych. Możliwe są przerwy techniczne, w miarę możliwości zapowiadane z wyprzedzeniem.
  2. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do łącznej kwoty opłat zapłaconych przez Klienta za ostatnie 12 miesięcy; Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie.
  3. Usługodawca nie odpowiada za: decyzje i rozliczenia podjęte na podstawie wyliczeń Serwisu (§ 3 ust. 4), dane wprowadzone przez Klienta, działanie zewnętrznych systemów (§ 6) oraz skutki udostępnienia przez Klienta haseł lub Linków wglądu.

§ 11. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące Serwisu można składać e-mailem na adres do uzupełnienia, opisując problem i wskazując Przestrzeń.
  2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją wysłano.

§ 12. Czas trwania i rozwiązanie umowy

  1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony. Płatna subskrypcja trwa przez opłacone okresy i odnawia się do czasu jej anulowania.
  2. Klient może w każdej chwili anulować subskrypcję (ze skutkiem na koniec opłaconego okresu) oraz wypowiedzieć umowę, zgłaszając chęć usunięcia Przestrzeni na adres do uzupełnienia.
  3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a w razie rażącego naruszenia Regulaminu — ze skutkiem natychmiastowym.
  4. Po rozwiązaniu umowy Klient ma 30 dni na pobranie eksportu danych. Po tym czasie dane Przestrzeni są usuwane, z zastrzeżeniem § 9 ust. 5.

§ 13. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zakresu lub sposobu świadczenia usług, względy bezpieczeństwa), informując Klienta e-mailem i w Serwisie co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
  2. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed ich wejściem w życie wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmian.

§ 14. Postanowienia końcowe

  1. Umowa podlega prawu polskiemu.
  2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z wyjątkiem sporów z osobami, o których mowa w § 2 ust. 2 — tych dotyczą przepisy ogólne.
  3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i RODO.